Estimaciones en los tiempos de la agilidad

Estimaciones en los tiempos de la agilidad (originalmente publicado en: http://www.gazafatonarioit.com/2019/07/estimaciones-en-los-tiempos-de-la.html)

Presentación

Hace algunos días, mis amigas Valeria Vásquez y Alejandra García, un par de cómplices caleñas convencidas de esto de generar espacios para compartir conocimiento que nos permita cambiar, me invitaron al cierre de una iniciativa que decidieron liderar desde el día mundial de la Retrospectiva en 2019, la cual consistía en realizar reuniones virtuales abiertas sobre distintos temas seleccionados por la gente. Mi tema era precisamente este de las estimaciones. Aquí les presento algunas conclusiones, no sin antes felicitar en grande a estas dos intrépidas que se han tomado este asunto de ser líderes de una comunidad que sigue expandiéndose y creciendo y que cada día presenta nuevos retos, como lo es Ágiles Colombia.

Ahora sí, vamos a lo que nos ocupa.

Sobre estimaciones bajo el manto ágil

Decíamos en la reunión que una Estimación es un proceso analítico e imparcial para predecir la duración o el costo de un proyecto o desarrollo de producto, de una iniciativa en general. Y hacíamos énfasis en que la estimación es una predicción, no es una planificación, ¡no es un compromiso! Además, “una estimación es buena cuando quienes estimaron consideraron toda la información que tenían a su disposición para el momento y el propósito de la estimación”, o algo así nos contaba mi gran amigo Wilmar Hincapié en una conversación anterior.

Pero ¿qué es eso de “considerar toda la información” disponible? Bien, debemos considerar el entorno VUCA en el que nos movemos hoy día, donde la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad están a la orden del día, en donde no es posible predecir o planear con absoluta certeza lo que vamos a entregar, cuándo lo vamos a entregar y cuánto será su costo. Lo que sí podemos hacer es empezar con planes iniciales, planes cuya elaboración no tome mucho tiempo y sobre los cuales haya certeza de que van a cambiar, quizás tanto como todos los días. Después de todo, la meta es entregar el mejor producto o servicio posible, no la planificación en sí y mucho menos la estimación. Es lo que hemos dado en llamar “filosofía ágil”. Más sobre esto en mi artículo “Cultura ágil: ese oscuro objeto del deseo”.

No estimamos en el universo de lo simple ni de lo complicado, sino en el entorno de lo complejo, de lo caótico y hasta del desorden (Cynefin). Por ello es que no existen las “buenas” técnicas de estimación ágil, aunque tampoco existen las malas, son simplemente técnicas, experimentos que hacemos para tratar de calmar el ansia de todos los interesados en temas como la duración de una iniciativa o en las fechas de entrega de producto.

Debemos deshacernos de una vez por todas y para siempre de las cadenas que nos impuso el triángulo de hierro de los proyectos tradicionales, ese que establecía el éxito de un proyecto si este se encontraba dentro de los límites de tiempo, alcance y costo estimados. En este orden de ideas los invito a que consideren mi enfoque integral de gestión de personas y desarrollo de productos (resultados y restricciones) que expongo en el triángulo ágil extendido.

Técnicas de Estimación

Sobre este asunto de las técnicas o experimentos para estimar también hablamos un poco.

1. Planning Poker

La experiencia nos ha enseñado a usarla cuando tenemos un número relativamente pequeño de elementos a estimar y con un equipo pequeño de personas. Más sobre esta técnica en https://www.mountaingoatsoftware.com/agile/planning-poker.

2. Tallas de camiseta

Esta es una técnica muy buena para estimar un backlog grande de producto. Especialmente cuando tenemos varios equipos concurrentes trabajando en el mismo producto. Es una manera informal y rápida de tener una idea aproximada del esfuerzo requerido para hacer algo. Para saber más sobre la técnica, accede a http://getskillsblogs.com/agile-estimation-with-t-shirt-sizes/.

3. Puntos de votación (dot voting)

Útil cuando nos enfrentamos a un conjunto relativamente pequeño de elementos y necesitamos una técnica súper simple y efectiva para estimar. El método se originó a partir de la toma de decisiones. Funciona bien tanto para equipos pequeños como para grandes, pero tenemos que limitar el número de elementos estimados. Más sobre la técnica en http://www.informit.com/articles/article.aspx?p=2117898&seqNum=3.

4. El sistema del cubo

Mucho más rápido que el planning poker es el sistema de cubos. Este sistema es una buena alternativa al estimar un gran número de elementos con un gran grupo de participantes. Más sobre este curioso método en:

5. Grande / Incierto / Pequeño

Un método muy rápido de estimación aproximada es el método Grande / Incierto / Pequeño. Se le pide al equipo que coloque los artículos en una de estas categorías. El primer paso es categorizar los elementos obvios en las dos categorías extremas (Grande y Pequeño). A continuación, el equipo puede discutir los elementos más complejos. Esto es en realidad una simplificación del sistema de cubos. El sistema es especialmente bueno para usar en equipos más pequeños con elementos comparables. Como siempre, podemos asignar tamaños numéricos a estas 3 categorías.

6. Mapeo de afinidad

Funciona mejor con un grupo pequeño de personas y un número relativamente pequeño de elementos. Más información sobre la técnica en:

7. Método de ordenamiento

Este es un ejercicio donde se obtiene una imagen precisa del tamaño relativo de los elementos. Funciona mejor con un pequeño grupo de expertos. Todos los elementos se ponen en orden aleatorio en una escala que va de “pequeña” a “grande”. A cada participante se le pide que mueva un elemento en la escala. Cada movimiento es solo un punto más bajo o uno más alto en la escala (muy pequeños, pequeños, medianos, grandes, muy grandes), o simplemente el participante cede el turno. Esto continúa hasta que ningún miembro del equipo quiera mover elementos o ceda su turno.

El método funciona mejor con un grupo relativamente pequeño de personas y una gran cantidad de elementos.

Más sobre una “buena” estimación

• Siempre demos un rango, nunca demos un número. Los números son para hechos, los rangos son para estimaciones
• Siempre preguntemos para qué serán usadas nuestras estimaciones. ¿A qué nos hemos comprometido? ¿Basados en qué información?
• La estimación es diferente de un compromiso. Realizar una estimación “errónea” no hace daño.
• Primero tratemos de medir, contar y calcular. Estimemos solo cuando sea necesario.
• Por sobre todas las cosas, ¡nunca negociemos las estimaciones! Siempre preguntemos las razones y los supuestos detrás de las estimaciones.

Juegos de estimación dañinos que debes evitar

La estimación es un juego pero evita los juegos de estimación dañinos:

• ¡Adivina el número que estoy pensando!
• ¡Un equipo increíble como el de ustedes puede hacer mucho más que esto!
• Esta vez será mucho más rápido porque hemos aprendido mucho del proyecto anterior.
• ¡Este proyecto será muy diferente!
• Si trabajamos un poco más duro, aumentaremos la velocidad.
• ¡Puedo programar esto en la mitad del tiempo! O el infame arte de hacer el doble de trabajo en la mitad del tiempo.
• Si bajamos la estimación, el proyecto se hará más rápido (esto realmente funciona en algunos escenarios).

Recomendaciones finales

• Si sigues estimando como hace dos años o más seguramente no eres  ágil, es más, quizás ni estés haciendo estimaciones propiamente dichas.
• Experimenta con muchos tipos de estimación.
• Estimas trabajo de conocimiento, trabajo creativo, no trabajo predecible y repetitivo.
• Toma la estimación como un juego, un juego serio pero juego al fin y al cabo.
• Usa técnicas de estimación relativa.
• Con cautela, hazle caso a La ley de los grandes números.
• Fija objetivos y resultados clave (OKR), no números fríos.
• No estimes, a nivel de iteraciones, si no conoces la Definición de Terminado ni los criterios de aceptación.
• Cuando se trate de productos o de características de producto, estima en iteraciones o, a lo sumo, en días. Deja las horas para las actividades diarias.
• Estima para un rango que va desde la Mínima Entrega Viable hasta la Entrega Completa. Es decir, asegúrate de que en ese rango de tiempo harás una entrega de valor.
• Evita a los “influenciadores” expertos y, en general, a quienes pueden crear distractores al momento de realizar la estimación.
• Estima valor de negocio, no puntos de historia.
• Experimenta, crea tu propio método de estimación. Por ejemplo, el método 1 – 5 – 9 es una técnica simple que consiste en establecer si el elemento se puede elaborar o no en una iteración junto a otros 5 a 9 elementos. De ser afirmativo, es porque contamos con la suficiente información para desarrollarlo a continuación. Útil para usar durante la planificación de una iteración de menos de un mes de duración.
• ¡O simplemente no estimes del todo! Enfócate en entregar Valor, en reducir el Time to Market, en eliminar desperdicios y en mejorar continuamente.